11 Μαρτίου 2024
O σχεδιασμός και η οργάνωση μιας εταιρικής εκδήλωσης συχνά αποδεικνύεται μια πραγματική πρόκληση. Αν και μπορεί αρχικά να φαίνεται μια απλή διαδικασία, στην πραγματικότητα απαιτεί το συντονισμό πολλών διαφορετικών παραγόντων για να διασφαλιστεί η επιτυχία. Η προσθήκη των περιορισμών σε χρόνο και πόρους, που αποτελεί ένα ιδιαίτερα συχνό φαινόμενο, δυσκολεύει ακόμη περισσότερο τα πράγματα. Παρ’ όλα αυτά, με την κατάλληλη προσέγγιση, κάθε εκδήλωση μπορεί όχι μόνο να ολοκληρωθεί με επιτυχία, αλλά και να εντυπωσιάσει τους συμμετέχοντες.
Η ομάδα της #enaevents έχει συγκεντρώσει για εσάς μια σειρά από απλές, αλλά αποτελεσματικές συμβουλές που μπορούν να αποτρέψουν κάποια από τα συνηθισμένα λάθη.
Ορίστε τον προϋπολογισμό
Το ποσό που προορίζεται για τη διοργάνωση της εταιρικής εκδήλωσής σας αποτελεί καίριο παράγοντα για τις αποφάσεις που θα ληφθούν όσον αφορά όλες τις επιμέρους δαπάνες. Σε αυτό το σημείο, προτείνεται να καταγράψετε επίσης τα διάφορα έξοδα που αναμένεται να πραγματοποιήσετε, προκειμένου να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνετε εντός των προβλεπόμενων οικονομικών πλαισίων.
Υπολογίστε τον αριθμό των συμμετεχόντων
Ο υπολογισμός του εκτιμώμενου αριθμού των συμμετεχόντων είναι κρίσιμος για την επιτυχημένη οργάνωση της εκδήλωσής σας. Γνωρίζοντας τον αριθμό αυτό, μπορείτε να καθορίσετε το κατάλληλο μέγεθος αίθουσας προς ενοικίαση, να προμηθευτείτε την απαραίτητη ποσότητα φαγητού, ποτού και άλλων εφοδίων, και να προγραμματίσετε τις λοιπές ανάγκες όπως αναλώσιμα υλικά.
Επιλέξτε τον ιδανικό χώρο
Στον σχεδιασμό μιας εταιρικής εκδήλωσης, καθοριστικό παράγοντα αποτελεί η επιλογή της τοποθεσίας διεξαγωγής της. Ένας όμορφα διαμορφωμένος χώρος μπορεί να δημιουργήσει το αίσθημα της σπιτικής φιλοξενίας στους καλεσμένους σας. Αναζητήστε έναν μοναδικό χώρο εκδηλώσεων που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, να είναι εντός του προϋπολογισμού σας και να αποτελεί ένα ευχάριστο διάλειμμα από την καθημερινότητα των καλεσμένων σας.
Το δικό μας #enahub, σημείο συνάντησης ανθρώπων και ιδεών από κάθε τομέα με κοινό στόχο την ανάπτυξη, την εκπαίδευση, την καινοτομία και την επιχειρηματικότητα, είναι ένας μοντέρνος και φιλόξενος πολυχώρος, ο οποίος πληροί όλες τις προϋποθέσεις και παραμένει πάντα μια πρόταση για εκδηλώσεις μικρού ή μεσαίου μεγέθους.
Extra tip: Μην παραβλέπετε ποτέ την ανάγκη για πρόσβαση ατόμων με κινητικά προβλήματα, επιλέγοντας έναν χώρο που προσφέρει εύκολη πρόσβαση σε όλους.
Φροντίστε το κοινό σας
Κατανοήστε την κουλτούρα και το στυλ των καλεσμένων σας, καθώς είναι αυτοί που θα καθορίσουν το πρόσημο της εμπειρίας από την εκδήλωση σας. Συνεπώς, κατά τον σχεδιασμό της εκδήλωσής σας, δώστε μεγάλη προσοχή στο κοινό που απευθύνεστε. Βεβαιωθείτε ότι μεταδίδετε το μήνυμα της φιλοξενίας και του σεβασμού, προσφέροντας μια εμπειρία που θα αντανακλά τις αξίες σας και θα αφήσει θετική εντύπωση στους συμμετέχοντες.
Extra tip: Όλο και περισσότερες εταιρείες προσαρμόζουν τις εκδηλώσεις τους σύμφωνα με τα πρότυπα Εταιρικής και Κοινωνικής ευθύνης (ΕΚΕ), προκειμένου να επιτύχουν τους στόχους βιωσιμότητας.
Προσφέρετε κεράσματα και καφέ
Ιδιαίτερα για τις εκδηλώσεις που κρατούν περισσότερο από 1-2 ώρες, θα χρειαστεί να προσφέρετε στο κοινό σας νερό, καφέ και μικρά σνακς όπως sandwich, μπάρες δημητριακών κ.α. Πολλές εταιρείες προτιμούν μάλιστα στην περίπτωση που η εκδήλωση είναι πρωινή, την επιλογή ενός υγιεινού πρωινού σε μορφή μπουφέ, προκειμένου να ξεκινήσει η ημέρα, δυναμικά!
Extra tip: Μην ξεχάσετε να διερευνήσετε εάν στους καλεσμένους σας υπάρχουν άτομα τα οποία έχουν ιδιαίτερες διατροφικές συνήθειες ή διατροφικά προβλήματα όπως αλλεργίες, διαβήτη κ.α.
Οι λεπτομέρειες κάνουν την διαφορά: Φώτα, ήχος & εικόνα
Ανάλογα με το είδος της εκδήλωσης, είναι ουσιώδες να εξασφαλίσετε τον κατάλληλο εξοπλισμό που θα αναδείξει και θα ενισχύσει την εκδήλωσή σας. Η επικοινωνία με την ομάδα υποστήριξης είναι ο βέλτιστος τρόπος να βεβαιωθείτε για τις διαθέσιμες παροχές και να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες που προσφέρονται.
Το #enahub, προσφέρει εξοπλισμό τελευταίας τεχνολογίας που μπορεί να απογειώσει την εκδήλωσή σας, προσφέροντας διάφορες δυνατότητες όπως ηχητικός εξοπλισμός, μικρόφωνα, touch screen, διαδραστικοί πίνακες και κλιμακούμενος φωτισμός.
Έχετε στη διάθεση σας ένα plan b
Συχνά τα σχέδια μας δεν εξελίσσονται όπως τα προγραμματίσαμε. Αν και αναπόφευκτο κάποιες φορές, αυτό είναι κάτι που μπορεί να αποβεί καταστροφικό για μια εκδήλωση. Σε περίπτωση που η εταιρική σας εκδήλωση αποκλίνει από το αρχικό σχέδιο, έχετε πάντα ένα εναλλακτικό σχέδιο (plan B) που θα δράσει ως ασφάλεια. Διατηρήστε την ομάδα σας ευέλικτη και έτοιμη να προσαρμοστεί σε οποιαδήποτε απρόβλεπτη κατάσταση.
Ξαφνικές αλλαγές στον καιρό, προβλήματα με ομιλητές, καθυστερήσεις σε πτήσεις και άλλα απρόβλεπτα γεγονότα μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα. Ενημερώστε την ομάδα σας για το εναλλακτικό σχέδιο και εξασφαλίστε ότι είστε προετοιμασμένοι για οποιαδήποτε τέτοια εξέλιξη.
Προσλάβετε την #enaevents
Μία από τις πιο σημαντικές συμβουλές για τον προγραμματισμό εταιρικών εκδηλώσεων, ιδιαίτερα εάν πραγματοποιείτε για πρώτη μια τέτοια εκδήλωση, είναι η αναγνώριση της σημασίας της συνεργασίας με μια επαγγελματική ομάδα. Είναι κρίσιμο να περιβάλλεστε από μια ομάδα στην οποία μπορείτε να βασίζεστε και κάθε μέλος της να έχει σαφώς καθορισμένες ευθύνες. Η αποτελεσματική και συνεχής επικοινωνία με όλους τους εμπλεκόμενους στη διοργάνωση είναι εξίσου σημαντική. Ως διοργανωτής της εκδήλωσης, θα πρέπει να θυμάστε ότι θα χρειαστεί να αφιερώσετε χρόνο και προσοχή στους καλεσμένους σας. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα έχετε την πολυτέλεια να ασχοληθείτε με τις διαδικαστικές λεπτομέρειες κατά την διάρκεια της.
Για το λόγο αυτό, προτείνουμε την αξιόπιστη και εξειδικευμένη υποστήριξη μιας επαγγελματικής ομάδας, όπως της #enaevents για να αναλάβει τα διαχειριστικά καθήκοντα και να σας επιτρέψει να επικεντρωθείτε πλήρως στην επικοινωνία και την εμπειρία των συμμετεχόντων στην εκδήλωση σας.
Αν λοιπόν σκέφτεστε να διοργανώσετε μια εταιρική εκδήλωση, είμαστε εδώ για εσάς. Αναλαμβάνουμε το άγχος της διοργάνωσης και εξασφαλίζουμε την απόλυτη επιτυχία της εκδήλωσης σας.
Επικοινωνήστε με την εξειδικευμένη ομάδα της #enaevents και ας σχεδιάσουμε μαζί την επόμενη εκδήλωση σας!